Wedding Planning: 30 consigli e trucchi dagli esperti

Volete essere sicuri che tutte le vostre basi di wedding planner sono coperte? Leggete le dritte che nessuna sposa dovrebbe ignorare.

Quando pianificate il vostro matrimonio, ci sono alcune cose utili da sapere, tipo il ritorno del rosa.

E poi ci sono cose che dovete assolutamente sapere, consigli che qualsiasi sposa abbastanza fortunata da ascoltarli, pensa: “Sono così contenta che qualcuno me l’abbia detto!“.

Se vi state chiedendo se ci sia qualcosa che vi sia sfuggito (ma anche se pensate di avere tutto sotto controllo), date un’occhiata ai preziosi segreti dei wedding planner.

1. Gli invitati vengono prima.
Cercate di avere un’idea del numero approssimativo di persone che avete intenzione di invitare, prima di scegliere la location. Questo vi permetterà di assicurarvi che ci sia abbastanza spazio per il vostro seguito. In linea di massima, calcolate 8 o 9 metri quadri per persona. questo potrebbe sembrare molto, ma in realtà non lo è se considerate lo spazio necessario per i tavoli, il traffico di camerieri, il gruppo musicale, e la pista da ballo.

2. Informatevi sulle date “no”.
Cercate di sapere se, nella data che avete appena scelto, ci saranno in zona feste, sagre, parate, o altre festività che potrebbero finire per appesantire il traffico o riempire gli alberghi.

3. Ascoltate madre natura.
Considerate il meteo ed altri potenziali fastidi. Si sa che gli ospiti tendono a svignarsela in anticipo da ricevimenti in tende bellissime ma che sembrano delle saune, o sale con temperature da frigorifero. Gli insetti sciamano in certe zone durante alcuni periodi dell’anno. Se potete, evitate questi periodi, o includete un repellente per insetti con le vostre bomboniere! E se volete una cerimonia al tramonto, cercate su Google un calendario solare online per verificare a che ora tramonterà il sole quel giorno.

4. Sfruttate le spese.
Traete vantaggio dalle grandi spese che sosterrete per il vostro matrimonio, e chiedete una carta di credito con un programma premio. Alcuni di questi programmi vi permettono di accumulare punti per viaggi o sconti che potrete usare, per esempio, durante la vostra luna di miele.

5. Chiedete raccomandazioni.
Un fornitore porta ad un altro (affidabile). Per esempio, il fotografo può consigliarvi quale fioraio che ha delle piante e fiori che sono più fotogenici, e il gestore della location può dirvi che genere di gruppo musicale ha più successo al ricevimento.

6. Alleggerisci la lista degli invitati.
Il modo più semplice e immediato per tagliare le spese al matrimonio? Accorciare la lista degli invitati. Ricordate che più della metà delle spese di matrimonio se ne vanno per gli invitati. Se al ricevimento ogni invitato vi costa 100 euro, eliminare un tavolo da 10 vi farà risparmiare 1.000 euro.

7. Chiedete e vi sarà dato.
Richiedete per esempio un’ora in più di aperitivo, prima di firmare l’impegno e lasciare l’acconto. I fornitori saranno più disposti a venirvi incontro prima di prendere la prenotazione che dopo.

8. Accordatevi sul pasto.
Un’altra spesa imprevista? Servire da mangiare al vostro staff. Prima di prenotare un servizio, assicuratevi di no essere tenuti a servire lo stesso pasto che avranno i vostri ospiti. Altrimenti, potreste finire per pagare un extra molto consistente. Optate invece per un pasto più economico (ma comunque buono). Al vostro staff sarà comunque sufficiente perché per loro l’importante è non svenire dalla fame. Dovrete avvisare il responsabile del vostro catering con il dovuto anticipo su quante persone dello staff dovranno essere servite.

9. Organizzatevi.
Abbiate cura di tenere insieme tutta la vostra corrispondenza con i fornitori, gli appunti che prendete durante gli appuntamenti, foto e ritagli di riviste che volete mostrare ai fornitori. Aprite un indirizzo email appositamente per il matrimonio, e memorizzare tutti i numeri dei fornitori importanti sui vostri cellulari.

10. Attenzione al bar.
In genere, avrete bisogno di un barista ogni 50 ospiti per contenere al minimo le file. Se però avete in mente di servire un cocktail speciale appositamente per l’occasione, che non può essere preparato in anticipo, considerate l’eventualità di aggiungere un altro barista per lo scopo.

11. Fate un pò di spazio nel portafogli.
Il budget del vostro matrimonio dovrebbe seguire questa formula: 48-50 per cento del totale per il ricevimento; 8-10 per cento per i fiori; 8-10 per cento per abiti e makeup; 8-10 per cento per la musica dal vivo; 10-12 per cento per foto e video; 4-6 per cento per partecipazioni e bomboniere; 8 per cento per varie ed eventuali. È importante assegnare un extra 5-10 per cento a quelle spese impreviste che possono capitare, come delle partecipazioni in più a causa di errori o necessità varie di abbigliamento.

12. Non abbiate paura di chiedere.
I vostri fornitori dovrebbero essere i vostri punti di riferimento, le persone più fidate a cui rivolgervi durante l’organizzazione del vostro matrimonio. Quando lavorate con loro, dovete sentirvi liberi di esplorare e scoprire quello che è veramente meglio per il vostro evento. Dovete sempre sentirvi liberi di poter avere una conversazione franca e onesta con loro riguardo quello che volete. Il loro compito è quello che può o non può funzionare per il vostro budget.

13. Aspettare può dare i suoi frutti.
A volte, un last minute wedding planning può giocare a vostro favore. Più vi avvicinate alla data del vostro matrimonio e più potere di trattativa avrete. Dato che la maggior parte delle persone prenotano la location e i fornitori con almeno sei mesi di anticipo, trovarli liberi un paio di mesi prima dovrebbe consentirvi un risparmio anche del 25 per cento. Certamente, occorre un pizzico di fortuna dato che spesso i fornitori più richiesti sono quelli che vengono prenotati prima.

14. Le Poste
Ovviamente volete il francobollo perfetto per i vostri inviti di nozze. Ma non tutti i francobolli sono disponibili presso qualsiasi ufficio postale, specialmente in grandi quantità. Risparmiate tempo e ordinateli online su poste.it. Ricordatevi di pesare le buste prima di affrancarle per assicurarvi di aver applicato il giusto importo. Chiedete all’ufficio postale più vicino se ci sono dei sovrapprezzi per buste con formati particolari.

15. Preparatevi ai rifiuti.
Non parliamo dell’immondizia! Di solito, circa il 30 per cento delle persone che vengono invitate non verranno. Certamente, questo dipende molto da dove è situata la location (cioè se è difficile da raggiungere per alcuni), da quanti forestieri contiene la vostra lista, e dal periodo dell’anno (potrebbero essere festività o vacanze già programmate). D’altro lato, potrebbe essere che tutti gli invitati verranno, specialmente se sanno che sarà un festa da non perdere!

16. Adottate una politica per i bambini.
Avete quattro scelte: potete accogliere i bambini a braccia aperte; potete decidere di avere un matrimonio “per adulti”; potete includere soltanto i familiari più stretti; oppure potere ingaggiare un servizio di baby sitting per intrattenere i piccoli in un’apposita area della location. Onde evitare di offendere qualcuno, applicate la stessa politica per tutti gli ospiti.

17. Priorità nella lista degli invitati.
Usate il trucco delle priorità quando compilate la lista degli invitati. All’inizio mettete la famiglia e i migliori amici; subito dopo verranno zii, cugini, e amici che non volete che manchino. Al di sotto, mettete gli amici dei vostri genitori, i vicini, i colleghi, ecc. Se in seguito dovrete fare dei tagli, partite dl basso, finché raggiungete il numero desiderato.

18. Un passo alla volta.
Compilate un programma di wedding planning e fate una cosa alla volta, in ordine logico, così da non fare troppe cose insieme e venire travolti. Non prenotate nessun fornitore finché non confermerete la data. Non scegliete la torta prima di aver visto i fiori. E non ingaggiate un gruppo musicale prima di aver deciso la location.

19. I single restano single.
Se la vostra lista degli invitati sta esplodendo, è meglio vietare l’opzione del “più uno”. Fate una ideale mappa dei posti a sedere. Se la vostra amica single siede con altri single che conosce abbastanza bene, allora siete a posto. Ma se siede con tutte coppie o con single che non conosce, allora considerate la possibilità di fare un’eccezione, per non farla sentire a disagio. Se qualcuno vi chiede perché non permettete agli amici single di portare amici, potete sempre addurre la scusa dello spazio limitato o della lista invitati dei vostri genitori.

20. Liberate le stanze.
Non appena avete deciso la data del Grande Giorno, cominciate a dare un’occhiata agli hotel nella zona, cercando di coprire un’ampia fascia di prezzo. Molti hotel vi permettono di prenotare camere per i vostri invitati usufruendo di pacchetti sconto. In seguito, potrete disdire, solitamente fino a un mese prima, la prenotazione per quelle stanze che non vi serviranno. Se gli hotel che avete contattato insistono perché firmiate un contratto che prevede una penale per la disdetta, rifiutate.

21. Fornite precise indicazioni stradali.
Assicuratevi che i vostri invitati sappiano dove andare. I siti che offrono delle mappe online sono diversi e facili da usare, ma può capitare che le indicazioni sono errate o che ci siano alternative che consentono di evitare il traffico. Chiedete al parroco e alla location di fornirvi una stampa delle indicazioni stradali, che spesso tengono per i matrimoni e danno gratuitamente, e testate il percorso voi stessi.

22. Scripta manent.
Mettete per iscritto tutti gli accordi fuori contratto che prendete con i fornitori, o inviate un’email del tipo: “Salve, volevamo solo confermare che terrete la location aperta fino alle 2:00 invece che fino a mezzanotte.” Non accontentatevi della parola di nessuno perché il giorno che sarete lì, il vostro contatto potrebbe non essere presente ed aver dimenticato di lasciare istruzioni apposite al personale.

23. Programmate la sistemazione.
È importante che abbiate più del tempo necessario per sistemare e organizzare ogni cosa per il ricevimento. Se avete delle persone esterne alla location che devono sistemare le loro cose, chiedete ai gestori della villa a che ora possono venire.

24. Documenti per il matrimonio.
Ricordate di chiedere e annotarvi tutti i documenti da portare per il matrimonio al comune e in chiesa. Assegnate il compito a uno dei vostri familiari.

25. Conoscete le regole.
Siate preparati! Chiedete, al parroco o al manager della location dove vi sposerete, la lista delle regole o restrizioni (se ve ne sono). Per esempio in chiesa, potrebbe essere vietato scattare fotografie con il flash o entrare con le spalle scoperte. O, se avete una cerimonia all’aperto, potrebbe essere vietato piantare nel prato paletti per tende o gazebo (come spesso accade).

26. Classifica del budget.
Il budget per il matrimonio è una questione di equilibrio. Cominciate il vostro budget plan facendo una lista di tutti i dettagli importanti, come la musica, l’abito da sposa, gli inviti, i fiori, il fotografo, ecc. e assegnate ad ognuno un numero da uno a tre (dal più importante al meno). Investite do più nei vostri numeri uno e tagliate sui numeri tre. Per esempio, se un abito da sposa di design e del cibo favoloso sono le cose più importanti, potreste scegliere delle partecipazioni più semplici e un design floreale più piccolo.

27. Aiutate gli invitati a seguire la cerimonia.
Assicuratevi che i vostri ospiti siano in grado di vedere e ascoltare. Se ci sono persone che siederanno 15 file indietro dall’altare, ci sarà bisogno di un microfono con altoparlanti. Molte chiese italiane hanno però un’acustica che non rende tale equipaggiamento necessario. Se potete, andate a vedere in anticipo un’altra cerimonia in quello stesso luogo per rendervi conto della situazione.

28. Scrivetevi i numeri.
Portate con voi un foglio di contatti per le emergenze il giorno del vostro matrimonio. Tenete nel borsello il foglio con i nomi e i numeri di telefono dei fornitori, potrebbe essere utile se per esempio l’autista della limousine si perde, o se decidete all’ultimo che volete qualche foto dei dietro le quinte.

29. Portatevi un consigliere.
Non andate a scegliere il vostro abito da sposa da sole, dopo un pò tutti gli abiti vi sembreranno uguali e avrete difficoltà a ricordare quale stile avevate in mente. Ma fate attenzione a chi portate con voi. Se vostra mamma o sorella non può venire, chiedetelo ad un’amica che sia veramente sincera. Questo è il momento in cui veramente avete bisogno di sapere quale abito vi sta meglio.

30. Siate realistici con il vostro tempo.
Quando arriverete ad un mese prima del Grande Giorno (e quando sarete diventate praticamente esaurite), guardate la vostra lista chilometrica delle cose da fare e eliminate tre cose. Si, eliminate tre cose. Non cose importanti che non vi va di fare, tipo discutere i dettagli finali con tutti i vostri fornitori. Eliminate le cose straordinarie, tipo dipingere a mano tutti i segna tavoli e le partecipazioni, o fare dei biscottini da sistemare con le bomboniere.

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